Las tarjetas Kardex son una herramienta tradicional pero aún vigente en muchas empresas para llevar un control organizado del inventario.
Su simplicidad, bajo costo y facilidad de uso hacen que continúen siendo utilizadas en almacenes, bodegas, papelerías, ferreterías y pequeñas empresas, especialmente cuando no se cuenta con sistemas digitales complejos.
En este blog te explicaremos qué son las tarjetas Kardex, cómo se usan correctamente y cuáles son sus principales ventajas para la gestión de inventarios.
¿Qué son las tarjetas Kardex?
Las tarjetas Kardex son fichas impresas en papel o cartulina, diseñadas para registrar de forma manual el movimiento de entrada y salida de productos en un inventario. Cada tarjeta corresponde a un artículo específico y contiene campos para anotar:
- Código o nombre del producto
- Fecha del movimiento
- Cantidad de entrada
- Cantidad de salida
- Saldo actual
- Observaciones o referencia del documento
Este formato permite llevar un control detallado del stock de cada producto de manera individual, siendo una solución práctica y accesible para negocios pequeños o medianos.
¿Cómo se usan las tarjetas Kardex?
El uso de las tarjetas Kardex es sencillo y requiere de un hábito de registro constante. El proceso básico es el siguiente:
- Asignar una tarjeta por producto: Cada referencia en inventario debe tener su propia tarjeta Kardex.
- Registrar el inventario inicial: Se anota la cantidad existente en el campo de saldo, dejando constancia de la fecha.
- Actualizar cada movimiento: Cada vez que hay una entrada (compra o devolución) o una salida (venta, consumo interno, pérdida), se registra el cambio.
- Controlar el saldo final: El saldo se va actualizando manualmente con cada operación, manteniendo al día la cantidad disponible del producto.
- Archivar en orden alfabético o por código: Se recomienda mantener las tarjetas organizadas en carpetas, cajas o archivadores para una consulta rápida.
Ventajas de usar tarjetas Kardex
Simplicidad operativa
No se requiere software, capacitación técnica ni electricidad. Es ideal para negocios que prefieren registros físicos.
Costo muy bajo
Una tarjeta Kardex es económica, y puede adquirirse en paquetes. Solo se necesita papel, lapicero y un sistema de archivo físico.
Control manual preciso
Permite llevar un historial claro de cada producto, lo que facilita la auditoría y el análisis de rotación del inventario.
Compatibilidad con métodos contables
Es útil para aplicar métodos como PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) o UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir).
Soporte físico
Ante fallas tecnológicas o falta de acceso a sistemas, tener una copia física permite continuar las operaciones sin interrupciones.
Recomendaciones para su uso efectivo
- Actualiza la tarjeta en tiempo real para evitar errores de inventario.
- Usa lapicero de tinta negra o azul para mantener la legibilidad.
- Guarda las tarjetas en carpetas o cajas resistentes, separadas por categoría o código.
- Capacita al personal encargado para garantizar uniformidad en los registros.
- Combínalas con conteos físicos periódicos para validar el inventario real.
Preguntas frecuentes
¿Las tarjetas Kardex son válidas legalmente?
Sí. Aunque no reemplazan a un sistema contable formal, son válidas como soporte documental de inventarios, especialmente en negocios pequeños.
¿Se pueden usar junto a un sistema digital?
Sí. Algunas empresas las usan como respaldo manual en caso de fallas técnicas o para productos de bajo movimiento.
¿Cuántos productos puedo manejar con tarjetas Kardex?
Tantos como necesites. Cada producto debe tener su propia tarjeta. Para grandes volúmenes, es importante contar con un sistema de archivo bien estructurado.
¿Dónde puedo comprar tarjetas Kardex?
Puedes adquirirlas en papelerías especializadas o tiendas virtuales. Suelen venir pre impresas en formato estándar o pueden ser personalizadas.
Las tarjetas Kardex siguen siendo una herramienta eficaz para llevar el control de inventarios de manera clara, práctica y económica. Son una excelente opción para pequeñas empresas, comercios y oficinas que requieren orden sin depender exclusivamente de sistemas digitales. ¡Recupera lo esencial y mantén tu inventario bajo control con este formato clásico!
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